Optimiser la gestion administrative d'une association

Mieux faire ensemble entre salariés et dirigeants bénévoles

Formation créée le 03/06/2025. Dernière mise à jour le 31/08/2025.
Version du programme : 3

Type de formation

Formation mixte

Durée de formation

21 heures (3 jours)

Accessibilité

Oui
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Optimiser la gestion administrative d'une association

Mieux faire ensemble entre salariés et dirigeants bénévoles


Dans cette formation, vous apprendrez à optimiser les interactions et les processus entre dirigeants et salariés au sein de votre association. Vous découvrirez des méthodes pour anticiper et organiser proactivement l'agenda et les événements, en mettant en œuvre des pratiques de priorisation efficaces. La formation vous enseignera également à améliorer la communication avec les élus grâce à l'utilisation de tableaux de bord clairs, de comptes rendus précis et de livrables visuellement impactants. Vous développerez des compétences pour accueillir divers publics de l'association et les représenter de manière professionnelle, tout en mettant en place une démarche qualité dans tous vos projets. Cela inclut la traçabilité des dossiers et l'intégration de processus qualité, tels que des questionnaires pour évaluer et améliorer continuellement vos services. Enfin, vous apprendrez à maintenir une posture professionnelle et à gérer discrètement les informations sensibles, renforçant ainsi la confiance et la sécurité au sein de votre organisation. Cette formation vous dotera des outils nécessaires pour créer un environnement de travail plus harmonieux et productif, où collaboration et efficacité se conjuguent au quotidien.

Objectifs de la formation

  • Savoir anticiper et planifier efficacement les événements et jalons de l'association afin d'optimiser la gestion du temps et des ressources.
  • Apprendre à créer et à utiliser des outils de communication (tableaux de bord, comptes rendus) pour transmettre les informations de manière claire et professionnelle aux décideurs.
  • Acquérir les compétences nécessaires pour accueillir et représenter l'association auprès de différents publics en renforçant la communication et l'image de l'entité.
  • Mettre en place une démarche qualité à travers le traçage des dossiers et l'intégration des feedbacks pour l'amélioration continue des services.
  • Maîtriser les techniques d'une posture professionnelle et discrète, essentielle à la gestion des informations sensibles et à la préservation de la confidentialité des différents espaces de l'association.

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Dirigeants bénévoles du mouvement associatif et sportif.
  • Bénévoles du mouvement associatif et sportif.
  • Services civiques du mouvement associatif et sportif.
  • Salariés du mouvement associatif et sportif.
Prérequis
  • Aucun prérequis spécifique en gestion administrative n'est nécessaire.
  • Une expérience antérieure dans un rôle administratif au sein d'une association ou d'un environnement similaire est un plus.
  • Avoir accès à un ordinateur ou un dispositif connecté à Internet pour utiliser les outils de gestion et de communication (par exemple, tableaux de bord et comptes rendus en ligne).

Contenu de la formation

Savoir anticiper et planifier efficacement les événements et jalons de l'association pour optimiser la gestion du temps et des ressources.
  • Identifier les événements clés et les jalons qui nécessitent une planification préalable.
  • Apprendre les techniques de planification à court, moyen et long terme.
  • Utiliser des outils de gestion de projet pour structurer les tâches et les échéances.
  • Développer des stratégies pour anticiper les besoins en ressources et en personnel et bénévoles.
Apprendre à créer et à utiliser des outils de communication (tableaux de bord, comptes rendus) pour transmettre les informations de manière claire et professionnelle aux décideurs.
  • Conception de tableaux de bord efficaces pour le suivi des activités et des ressources.
  • Rédaction de comptes rendus clairs et concis.
  • Formation à l'utilisation des logiciels de gestion de contenu et de communication.
Acquérir les compétences nécessaires pour accueillir et représenter l'association auprès de différents publics en renforçant la communication et l'image de marque.
  • Techniques d'accueil et de communication interpersonnelle.
  • Stratégies pour améliorer l'image de marque de l'association.
  • Gestion des interactions avec divers groupes d'intérêt.
Mettre en place une démarche qualité à travers le traçage des dossiers et l'intégration des feedbacks pour l'amélioration continue des services.
  • Apprendre à tracer et documenter les processus et les projets.
  • Techniques pour collecter et intégrer les retours d'informations des utilisateurs et des membres.
  • Implémentation de cycles d'amélioration continue basés sur les feedbacks reçus.
Maîtriser les techniques d'une posture professionnelle et discrète, essentielle à la gestion des informations sensibles et à la préservation de la confidentialité des différents espaces de l'association.
  • Techniques pour maintenir la confidentialité et la sécurité des informations.
  • Développement de compétences pour gérer les situations délicates avec tact et discrétion.
  • Découverte sur les normes éthiques et légales relatives à la gestion de l'information.

Équipe pédagogique

William Roguelon – Formateur en IA et transformation digitale Avec plus de 15 ans d’expérience dans l’innovation et l’accompagnement des structures associatives et de l’ESS, William Roguelon aide les organisations à intégrer l’intelligence artificielle pour optimiser leurs processus et leur prise de décision. Spécialiste de l’ingénierie pédagogique et de la structuration de projets, il accompagne les dirigeants, administrateurs et salariés dans l’appropriation des outils IA pour améliorer leur efficacité et leur impact. Son approche pragmatique et centrée sur l’opérationnel permet une adoption rapide et efficace des technologies, tout en respectant les enjeux éthiques et réglementaires liés à leur utilisation. William Roguelon - Responsable de l'organisme de formation Geekie / Référent handicap L'organisme propose des méthodes innovantes et flexibles, adaptées à chaque niveau des apprenants et à leurs compétences. Geekie accompagne une variété de clients dans les secteurs associatif, ESS et des entreprises, en se concentrant sur l'amélioration des compétences clés grâce à une approche pédagogique dynamique et interactive. La formation chez Geekie est conçue pour être inclusive, avec des ajustements spécifiques pour les personnes en situation de handicap. William Roguelon, en tant que référent handicap, veille à ce que chaque programme soit accessible à tous. L'excellence et la passion caractérisent l'équipe pédagogique de Geekie, garantissant une expérience d'apprentissage de qualité. N'hésitez pas à prendre contact avec notre équipe pédagogique pour tout aménagement de votre formation.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Auto-évaluation des compétences acquises par rapport à l'atteinte des objectifs à l'entrée et à la sortie de la formation.
  • Délivrance d'une attestation de formation.
  • Questionnaire de suivi à 2 mois permettant de connaître les impacts de la formation.

Ressources techniques et pédagogiques

  • Carte mentale
  • Support powerpoint
  • Retour sur les travaux de groupe, si applicable
  • Boîte de dépôt avec l'ensemble des ressources

Qualité et satisfaction

Taux de satisfaction des apprenants

Modalités de certification

Résultats attendus à l'issue de la formation
  • À la fin de la formation, les participants seront aptes à gérer efficacement et de manière proactive les événements et les ressources de leur association. Ils pourront concevoir et utiliser des outils de communication sophistiqués pour une transmission claire et professionnelle des informations aux décideurs. De plus, ils maîtriseront les techniques d'accueil et de représentation pour renforcer positivement l'image de l'association auprès de divers publics. Les apprenants intégreront également une démarche qualité robuste, améliorant continuellement les services grâce à des feedbacks structurés. Enfin, ils adopteront une posture professionnelle et discrète, essentielle pour la gestion sécurisée et confidentielle des informations sensibles, tout en respectant les normes éthiques et légales.

Capacité d'accueil

Entre 1 et 18 apprenants

Délai d'accès

4 semaines

Accessibilité

Les formations proposées par Geekie sont conçues pour être accessibles à toutes et tous, quels que soient les besoins ou les situations. Des adaptations pédagogiques, techniques ou organisationnelles peuvent être mises en place au cas par cas pour les personnes en situation de handicap ou ayant des besoins spécifiques. N’hésitez pas à nous contacter en amont afin d’anticiper ensemble les ajustements nécessaires : contact@geekie.app. La formation peut être déployée selon différents formats, en fonction des disponibilités des participant·es et des contraintes logistiques : - En présentiel, au sein de votre structure ou dans nos locaux partenaires - En visioconférence, via des outils de classe virtuelle interactifs - En e-learning, sur une plateforme dédiée, avec des modules asynchrones - En format mixte, combinant présentiel, visio et e-learning pour une expérience flexible et personnalisée Délai d’accès : 4 semaines à compter de la demande, sous réserve de disponibilité.